La forma más rápida y sencilla de saber si alguien está al día en materia de efectividad personal y organizativa es fijarse en los conceptos que utiliza para expresarse. Conceptos como «gestión del tiempo», «planificar», «priorizar», «ladrones de tiempo» o «importante/urgente» te dirán que esa persona sigue anclada en conceptos obsoletos – cuyos orígenes se remontan a los tiempos de Benjamin Franklin («time is money») – e ignora los múltiples descubrimientos y avances llevados a cabo por la ciencia cognitiva en los últimos veinte años. Por el contrario, conceptos como «flexibilidad cognitiva», «planificación adaptativa», «gestión de la atención», «propósito» o «trabajo heurístico» te dirán que esa persona vive en el presente, practica el aprendizaje permanente y sabe de lo que habla.

En concreto, el concepto «planificar» suele ser una fuente de inefectividad y frustración, ya que con frecuencia se malentiende su verdadero significado. Esto se debe a varias razones y una de ellas es un problema de traducción. Como ya he comentado por aquí con anterioridad, el verbo inglés «to plan» es equivalente a «pensar», «prever» y «decidir» (to intend to do something or that an event or result should happen | to think about and decide what you are going to do or how you are going to do something). Si te fijas, en ambos casos se habla de «qué» o de «cómo», pero en ninguna parte aparece «cuándo» se va a hacer nada. De hecho, para la acción de decidir cuándo vas a hacer las cosas existe un verbo específico: «to schedule», es decir, «programar».

El problema es que en español se llama indistintamente «planificar» al «to plan» y al «to schedule» y, como el esfuerzo intelectual que conlleva «to schedule» es mínimo comparado con el que conlleva «to plan», al final lo que ocurre es que se «programa» mucho y se «piensa», «prevé» y «decide» poco.

Así, cuando alguien te dice que se «planifica» la semana, lo que normalmente significa es que «se llena la agenda con buenas intenciones» acerca de «cuándo» cree, quiere o le gustaría hacer una serie de cosas, en lugar de dedicarse a pensar «qué» en concreto tiene que hacer, «qué» resultados concreto necesita conseguir, «qué» podría dejar sin hacer, «qué» necesita para poder hacer lo que tiene que hacer o «cómo» podría hacer (mejor) lo que va a hacer. Es normal y comprensible que esto sea así, ya que llenar la agenda de deseos es mucho más sencillo que dedicarte un buen rato a «darle al coco» y aportar valor real a tu trabajo.

Por si esta descompensación de esfuerzos fuera poco para propiciar este mal hábito, resulta que planificar nos produce también una agradable sensación de (falso) control. La explicación de este fenómeno es muy sencilla. Tomar decisiones nos hace sentir sensación de control sobre nuestro entorno. El problema es que las decisiones sobre cuándo (crees que) vas a hacer las cosas son decisiones inútiles porque su resultado escapa a tu control, ya que los imprevistos son precisamente eso: imprevistos. Dicho de otro modo, decidir «cuándo» (crees que) vas a hacer las cosas es tomar «decisiones inefectivas».

Las propuestas más avanzadas en materia de efectividad personal y organizativa plantean reconducir la tendencia natural a tomar decisiones de tal modo que aporten valor real y dejen de ser una pérdida de tiempo y una fuente de frustración. Cuándo decides qué necesitas hacer en concreto para que algo avance, o qué puede quedar sin hacer o hacerse en otro momento, o qué necesitas para poder hacer algo en concreto, esas decisiones sí suponen un avance real de cara a lo que tienes que hacer y a lo que quieres conseguir y, lo mejor de todo, son decisiones que sí están bajo tu control. Dicho de otra forma, decidir «qué» hay que hacer y «cómo» hacerlo es tomar «decisiones efectivas».

Y por si todo lo anterior no fuera suficiente, cuando «planificar» significa «programar», lo que en realidad estás haciendo es procrastinar, ya que estás dedicando recursos a hacer una tarea innecesaria y de escaso valor, en lugar de dedicarlos a hacer cualquier otra actividad relacionada lo que tienes que hacer. Cuando esto ocurre, la planificación es un espejismo en nuestra efectividad.

Lo primero para abandonar definitivamente la obsesión por planificar es una buena dosis de humildad. Al futuro le dan igual tus planes. A estas alturas deberías tenerlo claro. Así que tienes que ir abandonando ya el paradigma de «el futuro será como yo quiera que sea» y asentarte en el nuevo paradigma de «el futuro será como le dé la gana», mucho más útil. Una vez hayas interiorizado este nuevo paradigma, el cambio de actitud tendrá mucho más sentido y resultará más fácil.

Invertir recursos en prepararte mejor, es decir, en prever qué vas a necesitar hacer, si dispones de lo necesario para ello, de qué posibles formas podrías hacerlo, qué problemas podrían surgir o cómo resolverlos, mejora tu efectividad porque supone un avance real en relación con los resultados que quieres conseguir. Prepararte también te hará sentir sensación de control, solo que en este caso será una sensación con fundamento y con la ventaja adicional de que te deja en situación de afrontar y poder reaccionar mejor ante cualquier tipo de imprevisto.

Por otra parte, tienes que interiorizar también que – bien hecho – «planificar» es un trabajo de tipo heurístico y eso conlleva, entre otras, cosas, que nos falta información. Por esta sencilla razón, la planificación tiene que ser siempre «planificación adaptativa», lo que significa que trabajamos con prototipos que hay que revisar y actualizar con frecuencia, adaptándolos de forma iterativa en función de las nuevas informaciones disponibles. Un buen plan tiene que estar siempre abierto a cambiar en la medida que la realidad cambia, para adaptarse a ella. Confundir tus planes con la realidad o, peor aún, pretender que la realidad se adapte a tus planes, además de inefectivo, es ridículo.

Asúmelo, decidir «hoy», que vas a hacer «mañana», solo con la información de «hoy» y sin disponer de la información de «mañana», es decidir «a ciegas». Tu planificación falla no porque no sepas decidir, sino porque decides sistemáticamente con información obsoleta e incompleta, es decir, porque decides sistemáticamente mal.

Insisto en que nada de lo anterior es «opinable». Nuestro cerebro es una máquina de planificar (¡ojo! no de programar), un experto en planificación adaptativa. La planificación entendida como programación es antinatural, un conjunto de creencias nocivas detrás de las que se encuentran suculentos modelos de negocio empeñados en mantenerlas, a pesar de que surgieron en una época y unas condiciones que hace tiempo dejaron de existir. Afortunadamente todo esto está cada vez más claro para las nuevas generaciones, sobre todo para los profesionales que trabajan en los sectores más innovadores, en los que metodologías como Agile o GTD® están desplazando a PMP a toda velocidad. De todos modos, aún queda mucho trabajo por hacer.

Si quieres profundizar sobre por qué efectividad es planificar menos y prepararse mejor, te recomiendo que completes la lectura de este post con esta pequeña selección de artículos:

David TornéProgramar o planificar tus proyectos, ¿qué es más eficaz?

Daniel GrifolPlanificar, pensar y anticipar

Jerónimo SánchezGTD: Di no a la planificación

Un artículo escrito por Jose Miguel Bolivar